Elektroniczny obieg dokumentów księgowych i płacowych w Oświacie

Elektroniczny obieg dokumentów w księgowości

Nowoczesne rozwiązanie, które jest częścią Zintegrowanego Systemu dla Oświaty Wizja.OŚWIATA. Papierowe faktury, rachunki i inne dokumenty mogą być zastąpione cyfrowymi. Usprawnienie komunikacji, minimalizacja ryzyka wystąpienia błędów oraz przede wszystkim zwiększenie przejrzystości i ułatwienie kontroli wydatków w jednostkach oświatowych.

Elektroniczny obieg dokumentów płacowych w oświacie

Program komputerowy, który usprawnia procesy związane z obsługą płacową pracowników oświaty. Dzięki modułowi papierowe dokumenty płacowe mogą być zastępowane elektronicznymi, co pozwala na szybką i efektywną obsługę wynagrodzeń. Umożliwia łatwy dostęp do informacji o wynagrodzeniach zarówno dla pracowników – Portal Pracownika - jak i dla kadry zarządzającej.

Idealne rozwiązanie dla Centrów Usług Wspólnych

Optymalne narzędzie dla samorządów, które chcą zoptymalizować procesy, polepszyć komunikację z placówkami i zwiększyć efektywność. Automatyzacja procesów, przejrzystość i dostępność informacji znacząco redukuje ilość pracy manualnej i minimalizuje błędy. Integracja z innymi systemami, pozwala na kompleksowe zarządzanie finansami w ramach wszystkich obsługiwanych jednostek.

Wykorzystanie podpisów elektronicznych w obiegu dokumentów

Wizja.OŚWIATA w swoich modułach jest w pełni zgodny z podpisami elektronicznymi jednocześnie zapewniając większą wydajność. i bezpieczeństwo. Dzięki nim, procesy zatwierdzania i podpisywania dokumentów są szybsze i wygodniejsze, niezależnie od lokalizacji osób zaangażowanych

Jeden wspólny system dla samorządu, CUW oraz JST

Dane mogą być wprowadzane w jednostkach oświatowych lub jednostkach samorządu terytorialnego, gdzie Centrum Usług Wspólnych następnie po całym procesie zatwierdzania od razu przystępuje do księgowania. Dane wprowadzane są tylko 1 raz. Jednostki oświatowe mają wgląd w cały proces.

Elektroniczny Obieg Dokumentów Księgowych (EODK)

• Rejestracja faktur zakupu przez jednostki budżetowe obsługiwane przez CUW w zakresie danych nagłówkowych, przedmiotu zakupu w podziale na klasyfikację budżetową, sposobu odliczenia VAT oraz przypisania do zamówień publicznych. Skanowanie obrazu faktury zakupu do formatu PDF lub JPG w zadanej przez administratora wielkości.
• Potwierdzanie poprawności faktury pod względem merytorycznym oraz formalno-rachunkowym podpisem elektronicznym (kwalifikowanym lub niekwalifikowanym zapewniającym skuteczność prawną) przez upoważnionego pracownika jednostki.
• Zatwierdzanie wydatku do zapłaty podpisem elektronicznym kwalifikowanym przez kierownika jednostki.
• Wydruk wykazu faktur przyjętych w jednostce oraz wykazu faktur przekazanych do CUW.
• Raport wykonania budżetu zestawiający plan, wykonanie i saldo w podziale na klasyfikację budżetową z możliwością przeglądu dokumentów składających się na poszczególne kwoty.
• Zestawienie faktur zakupu do zamówień publicznych w podziale na rodzaj, tryb postępowania i podstawę prawną.
• Przegląd dokumentów zarejestrowanych przez jednostki. Weryfikacja poprawności wprowadzonych danych z możliwością wykonywania ewentualnych poprawek. Kontrola zgodności z planem oraz kompletności i rzetelności dokumentów potwierdzana podpisem elektronicznym kwalifikowanym przez księgowego.
• Generowanie wewnętrznych elektronicznych podpisów niekwalifikowanych na potrzeby zatwierdzania dokumentów księgowych.

Elektroniczny Obieg Dokumentów Płacowych (EODP)

• Składanie podpisów cyfrowych pod różnymi rodzajami dokumentów PDF (paski wypłat, listy płac, zestawienia zbiorcze i inne).
• Możliwość konfiguracji dowolnej kolejności składanych podpisów.
• Wizualna reprezentacja złożonych podpisów w dokumencie PDF (także wraz ze skanem pieczątki i/lub odręcznego podpisu).
• Powiadamianie poprzez e-mail i/lub system Wizja.KP o dokumentach oczekujących na podpis.
• Możliwość przeglądu dokumentów na różnych etapach obiegu podpisów przez uprawnionych użytkowników.
• Archiwizacja dokumentów wraz z podpisami elektronicznymi.